Помощник директора
договорная
Постоянная работа. Условия и требования: Личный ассистент / Personal Assistant *Москва | Полная занятость | Частые международные поездки* В частный Family Office требуется *личный ассистент* для комплексной организационной и административной поддержки руководителя и его семьи. Ищем человека, который умеет самостоятельно организовывать процессы, быстро ориентируется в нестандартных ситуациях, внимательно относится к деталям и способен брать задачу «под ключ» — от постановки до полного результата. Работа предполагает динамичный график, большое количество разноплановых задач и *регулярные поездки по России и за рубеж*. *Основные обязанности* Личные поручения - Выполнение личных и организационных поручений руководителя и членов семьи. - Решение текущих бытовых и организационных вопросов. - Поиск, подбор и заказ товаров, услуг и подрядчиков. - Организация доставок, покупок, возвратов, записей и других текущих задач. - Поиск решений нестандартных и срочных вопросов. - Контроль исполнения поручений до получения конечного результата. Календарь и организация времени - Ведение личного и рабочего календаря руководителя. - Планирование и координация встреч, звонков, мероприятий и личных дел. - Учет времени на дорогу, часовых поясов и других организационных нюансов. - Напоминание о важных событиях, встречах, дедлайнах и обязательствах. - Оперативная корректировка расписания и решение возникающих накладок. - Подготовка руководителя к встречам и поездкам. Документы и административные вопросы - Работа с личными и административными документами. - Ведение электронного архива и базы документов. - Подготовка, систематизация, проверка и передача документов. - Взаимодействие с нотариусами, юристами, государственными органами и другими специалистами при необходимости. - Работа с документами и перепиской на русском и английском языках. Family Office - Взаимодействие с сотрудниками Family Office и координация текущих задач. - Постановка задач ответственным сотрудникам и контроль их исполнения. - Коммуникация с юристами, бухгалтерами, финансовыми консультантами, управляющими, подрядчиками и другими специалистами. - Координация вопросов, связанных с личным имуществом, недвижимостью, автомобилями и другими активами семьи. - Контроль текущих организационных и бытовых вопросов семьи. - Подготовка отчетов, реестров и сводок по текущим задачам. - Контроль расходов и счетов по поручению руководителя. Travel & International - Организация деловых и личных поездок - Координация поездок членов семьи и сопровождающих лиц. - Решение возникающих вопросов непосредственно во время поездки. - Организация ресторанов, мероприятий, культурных и иных активностей. - Взаимодействие с международными отелями, сервисами, подрядчиками и иностранными компаниями. Организация мероприятий и сервисов - Организация личных и семейных мероприятий «под ключ». - Подбор площадок, подрядчиков и сервисов. - Организация ресторанов, мероприятий, путешествий, подарков и других специальных запросов. - Координация домашнего персонала и внешних подрядчиков при необходимости. - Контроль качества оказанных услуг. Требования к кандидату *Обязательно:* - Свободное владение **английским языком - не ниже B2, уверенная устная и письменная коммуникация. - Опыт работы личным ассистентом, executive assistant, personal assistant, concierge, в Family Office или на аналогичной позиции. - *Готовность к частым командировкам и международным поездкам.* - Готовность оперативно выезжать за рубеж при необходимости. - *Базовое место проживания — Москва.* - Уверенное владение ПК, MS Office/Google Workspace, календарями, мессенджерами и электронным документооборотом. - Грамотная устная и письменная речь. - Высокий уровень конфиденциальности и деловой этики. Личные качества Нам важен человек, которому можно доверить большое количество разноплановых задач и информации. Идеальный кандидат: - ответственный и надежный; - внимательный к деталям; - организованный и системный; - исполнительный, не пассивный; - инициативный и умеющий работать на опережение; - стрессоустойчивый; - способен быстро переключаться между задачами; - умеет расставлять приоритеты; - обладает высокой скоростью работы; - пунктуальный; - дипломатичный и тактичный; - обладает грамотной и корректной коммуникацией; - умеет соблюдать субординацию; - спокойно работает с конфиденциальной информацией; - не теряется в нестандартных ситуациях; - способен доводить начатое до конца; - обладает здравым перфекционизмом; Конфиденциальность и безопасность В связи с характером работы кандидат должен быть готов: - до начала работы подписать **NDA / соглашение о неразглашении конфиденциальной информации**; - соблюдать строгий режим конфиденциальности в отношении личной, семейной, финансовой, деловой и иной информации; - пройти предусмотренные работодателем процедуры проверки; - пройти *полиграф* до оформления на работу; - соблюдать внутренние правила информационной и физической безопасности. Требования обусловлены спецификой работы с конфиденциальной информацией руководителя и Family Office. Условия - Работа в *Москве*, с возможностью регулярных командировок. - Частые поездки по России и за рубеж. - Авиаперелеты и командировочные расходы полностью оплачиваются работодателем. - Международные поездки могут быть продолжительными - кандидат должен быть готов к работе в поездках. - Работа предполагает высокую степень вовлеченности и гибкость по времени. - Прямое взаимодействие с руководителем и Family Office. - Широкая зона ответственности и высокий уровень самостоятельности. - Уровень дохода — **обсуждается индивидуально с успешным кандидатом** и зависит от опыта и квалификации. Старт от 150.000р Важное условие Эта позиция подойдет человеку, который рассматривает работу личного ассистента не как классическую административную должность, а как *долгосрочную работу в тесном взаимодействии с руководителем и его семьей*. Если вы умеете самостоятельно организовать сложную поездку, решить нестандартный вопрос, найти нужного специалиста, проконтролировать несколько процессов одновременно и при этом сохранить полную конфиденциальность — будем рады рассмотреть вашу кандидатуру. *Для отклика направляйте резюме с кратким описанием релевантного опыта работы личным ассистентом / Executive Assistant / Family Office.*.
2026-09-07
Откликнуться